του Θύμιου Δημητρόπουλου
Αν και ως επιχειρήσεις εξαιρούνται της σχετικής υποχρέωσης, όλο και περισσότερα φαρμακεία διενεργούν απογραφή, συνηθέστερα στο τέλος της χρονιάς. Είναι μια αγγαρεία, είναι ένας τρόπος να διαχειρίζονται τα κοντόληκτα και ληξιπρόθεσμα προϊόντα, ή μήπως είναι τελικά ένα πολύ πιο δυνατό όπλο στα χέρια του κάθε επιχειρηματία;
Η απάντηση δεν είναι απλή…
Μέσω μιας απογραφής και το γεγονός ότι το προσωπικό ξαναβλέπει ολόκληρο το στοκ ενός καταστήματος, βοηθάει να θυμηθεί τι πρέπει να “σπρώξει” το επόμενο διάστημα. Προϊόντα με μεγάλο στοκ, άλλα που δεν επιστρέφονται, κάποια που έχουν ήδη λήξει ή καταστραφεί, ή κοντόληκτα, όλα αυτά μπορούν να βγουν σε κάποια προσφορά, ώστε η επιχείρηση να ελαχιστοποιήσει κάθε πιθανή ζημία.
Επιπλέον, η δυνατότητα που προσφέρει στην επιχείρηση να γνωρίζει το διαθέσιμο στοκ σε ένα προϊόν, απλά και μόνο εμφανίζοντάς το στο ERP που χρησιμοποιεί, εξασφαλίζει μεγαλύτερη ταχύτητα στην εξυπηρέτηση και περισσότερη ευκολία στην παραγγελία.
Σε συνδυασμό με την καταχώρηση όλων των αγορών και των πωλήσεων στο ERP, ο κάθε επιχειρηματίας έχει τη δυνατότητα να έχει πρόσβαση στην ταχυκινησία του κάθε είδους, πληροφορία που μπορεί να του εξασφαλίσει σωστότερες παραγγελίες βάσει των αναγκών του και όχι βάσει των προσφορών της κάθε εταιρείας.
Επιπλέον, ανάλογα με τις δυνατότητες που παρέχει το εμπορικό του ERP που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, μπορεί να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες όπως το Κόστος Υπολοίπου, το Κόστος Πωληθέντων, η Απόσβεση, ο Συντελεστής Markup, το Μικτό Κέρδος, η Ταχύτητα Ανακύκλωσης του στοκ, ο μέσος χρόνος παραμονής του στοκ στην επιχείρηση, η τιμή κτήσης η μεσοσταθμική τιμή και άλλα χρήσιμα δεδομένα.
Μάλιστα, ανάλογα τις δυνατότητες του ERP, δύναται ο υπολογισμός να γίνεται βάσει της μεθόδου αποτίμησης που επιλέγει η κάθε επιχείρηση.
Και αρκεί μία απογραφή για να έχει μία επιχείρηση τα παραπάνω οφέλη;
Εδώ η απάντηση είναι απλή. Όχι!
Πρέπει η κάθε αγορά και πώληση να περνάει ευλαβικά μέσα από το ERP και πρέπει όλο το προσωπικό να τηρεί τη συγκεκριμένη διαδικασία απαράβατα. Φυσικά κάθε μορφής μη δόκιμη μεταβολή στο στοκ, όπως ανταλλαγή ειδών με άλλα φαρμακεία, χρήση προϊόντων από τον ίδιο τον επιχειρηματία και το προσωπικό, ή και καταστροφή προϊόντων πρέπει να καταγράφεται κι αυτή στο ERP με τις ανάλογες κινήσεις.
Κι αν τηρούνται όλα τα παραπάνω, είναι εξασφαλισμένη η σωστή τήρηση των αποθεμάτων της επιχείρησης;
Πάλι η απάντηση είναι αρνητική!
Η εργασία σε ένα φαρμακείο έχει πολλές απαιτήσεις και δεν ακολουθείται πάντα μία συγκεκριμένη ροή. Πελάτες δανείζονται σκευάσματα και καλύπτουν την οφειλή τους με συνταγή που φέρνουν μεταγενέστερα, πελάτες προπληρώνουν ένα σκεύασμα με συνολική αξία λιανικής και αξιώνουν να τους επιστραφεί το ποσό που δικαιούνται, αν φέρουν τη συνταγή, άλλοι θέλουν να επιστρέψουν κάποιο σκεύασμα που αγόρασαν. Όλες αυτές είναι ενέργειες που πρέπει το ERP που χρησιμοποιεί η επιχείρηση να μπορεί να τις αναγνωρίσει, να τις υποστηρίξει και να μπορεί να τις αποτυπώσει, τροποποιώντας αντίστοιχα και το στοκ της αποθήκης, αν χρειάζεται.
Υπάρχει σωστός και λάθος τρόπος να κάνει απογραφή μία επιχείρηση;
Κάθε επιχείρηση έχει τις δικές της ανάγκες και το δικό της τρόπο λειτουργίας. Ένα μικρό και απομακρυσμένο φαρμακείο σε ένα θερινό προορισμό μπορεί για παράδειγμα να κάνει πιο εύκολα συνολική απογραφή στο τέλος της χρονιάς, από ένα άλλο φαρμακείο στο κέντρο μιας πόλης.
Τα σύγχρονα ERP δίνουν τη δυνατότητα δύο τύπων απογραφής, της ολικής και της κυκλικής.
Η ολική γίνεται κάποιες συνεχόμενες ώρες στις οποίες η επιχείρηση δε λειτουργεί και έτσι δε γίνεται καμία κίνηση στην αποθήκη. Επιδιώκεται η συνολική καταγραφή και απεικόνιση του στοκ της επιχείρησης.
Η κυκλική γίνεται ομαδοποιώντας τα προϊόντα, ώστε να μπορεί η επιχείρηση να λειτουργεί ταυτόχρονα με την απογραφή.
Η ολική απογραφή σε ώρες που δεν λειτουργεί το φαρμακείο είναι αυτή που προτείνεται, η ορθότερη και με τα λιγότερα λάθη.
Μπορεί η δύσκολη εργασία της απογραφής να γίνει πιο εύκολη;
Σίγουρα η απογραφή είναι μια κοπιαστική διαδικασία. Ειδικά για επιχειρήσεις που ξεφεύγουν από τα όρια του μικρομεσαίου φαρμακείου, είναι μία εργασία που μπορεί να απαιτήσει αρκετό κόπο και εργατοώρες. Τα οφέλη όμως είναι τέτοια που δεν πρέπει να αποφεύγεται. Το καλό είναι ότι υπάρχουν λύσεις, για κάθε ανάγκη και για κάθε πορτοφόλι που μπορούν να κάνουν την απογραφή ευκολότερη!
Πιο επαγγελματική βοήθεια, αλλά ταυτόχρονα και πολύ πιο ακριβή, μπορεί να δώσει κάποιο ρομποτικό σύστημα που κάνει αυτοματοποιημένα όλες τις διαδικασίες για τα σκευάσματα που περιέχει.
Μία επιπλέον λύση είναι το WMS, ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης αποθήκης, ελέγχου των αποθεμάτων και πιο εύκολης διαδικασίας απογραφής.
Για επιχειρήσεις με ξεχωριστό αποθηκευτικό χώρο, συχνά είναι μονόδρομος.
Τέλος, απλή και οικονομική λύση είναι και η εφαρμογή που μετατρέπει το κινητό σε φορητό barcode scanner, μέσω του οποίου η απογραφή μπορεί να γίνει ταχύτερα.
Έγκειται μετά στο ERP της κάθε επιχείρησης να υποστηρίζει τις διασυνδέσεις που θα επιλεγούν να χρησιμοποιηθούν.
Και να μην παραβλεφθεί ότι η όλη διαδικασία της απογραφής μπορεί να είναι και μια ευκαιρία να έρθει σε επαφή, να συνεργαστεί και να δεθεί το προσωπικό της επιχείρησης σε πιο χαλαρούς ρυθμούς από την καθημερινότητα.
Τι επιλογές δίνει η τεχνολογία στο χώρο των φαρμακείων για να έχει τα παραπάνω οφέλη μία επιχείρηση;
Από το απλό έντυπο φύλλο μίας απογραφής, το Excel ή τη βάση δεδομένων, μέχρι τα πιο πολυσύνθετα εμπορικά ERP, όλα αυτά τα μέσα μπορούν να εξυπηρετήσουν τη διαδικασία μιας απογραφής. Τα πιο σύγχρονα συστήματα εξασφαλίζουν τη διασύνδεση όλων των εργαλείων που αναφέρθηκαν ως τώρα, πιθανά προσφέρουν επιπλέον ευκολίες στη διαδικασία, ενώ εξάγουν κάθε δυνατό report που αποτελούν το μεγαλύτερο όπλο στα χέρια του κάθε επιχειρηματία.
Το PharmacyOne είναι μία ολοκληρωμένη εφαρμογή διαχείρισης λειτουργιών ενός φαρμακείου που αναπτύχθηκε μετά από μεγάλη μελέτη του τρόπου λειτουργίας των επιχειρήσεων του κλάδου και σε συνεργασία στην ανάπτυξη με φαρμακοποιούς και αναλυτές. Ήδη καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες μερικών από τα μεγαλύτερα φαρμακεία της χώρας, τόσο σε εκτέλεση συνταγής, όσο και σε άλλες ανάγκες, όπως διαχείριση παραγγελιών από το ηλεκτρονικό κατάστημα και τα marketplaces, διαχείριση αποθεμάτων σε επιπλέον αποθηκευτικούς χώρους, υποκαταστήματα, διασυνδέσεις με αυτοματοποιημένα συστήματα κτλ.
Το συγκριτικό του πλεονέκτημα σε σχέση με τον ανταγωνισμό είναι ότι έχει αναπτυχθεί πάνω σε ένα από τα πιο αξιόπιστα ERP, το Soft1, που ήδη λειτουργεί σε περισσότερες από 92.000 επιχειρήσεις και είναι ιδανικά σχεδιασμένο για να καλύπτει τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, είτε πρόκειται για μία μικρομεσαία επιχείρηση, είτε μία αλυσίδα με πολλές ιδιαιτερότητες.
Μάλιστα οι μεγάλες δυνατότητες ανάπτυξης και τροποποίησης που παρέχει το Soft1, επιτρέπει στην CloudOn να ενσωματώνει στο PharmacyOne κάθε ανάγκη των πελατών της για reports απεικόνισης στην κίνηση της αποθήκης.
Μέσω του Soft1 WMS Lite και σε πλήρη διασύνδεση με την υπόλοιπη εγκατάσταση, η κάθε επιχείρηση μπορεί να έχει real-time ενημέρωση και έλεγχο για τη ροή εργασιών και την εξέλιξη των αποθεμάτων, να ελαχιστοποιεί χειροκίνητες καταχωρήσεις, να μειώσει το λειτουργικό κόστος των αποθηκευτικών χώρων και να ανταποκριθεί ταχύτερα στα αιτήματα των πελατών.
Όλα αυτά καθιστούν το PharmacyOne όχι απλά ως το απόλυτο εργαλείο για τις ανάγκες του σύγχρονου φαρμακείου, αλλά και αυτό που θα μπορεί να καλύψει και τις μελλοντικές ανάγκες της κάθε επιχείρησης!
Μύθοι για την Απογραφή
Η απογραφή γίνεται τέλος του έτους
Μύθος! Η απογραφή γίνεται όποτε το ορίσει η κάθε επιχείρηση. Απλά επειδή το τέλος του έτους συνδυάζει και κλείσιμο του οικονομικού έτους, συνηθίζουν οι εταιρείες να κάνουν τότε την απογραφή τους.
Απογραφή κάνουν μόνο οι μεγάλες επιχειρήσεις
Μύθος! Απογραφή κάνει κάθε επιχείρηση που θέλει να έχει την πλήρη εικόνα της δύναμης και της αξίας της στην αγορά, είτε θεωρείται μικρή, είτε μεγάλη. Το μόνο σίγουρο είναι ότι με την απογραφή και το σωστό εργαλείο αποτύπωσης, κάθε επιχείρηση έχει τις βλέψεις να γίνει ακόμα μεγαλύτερη.
Κανένα σύστημα δε μπορεί να διατηρήσει την τέλεια αποθήκη, αφού εμπλέκεται ο ανθρώπινος παράγοντας, δεσμεύονται αποθέματα και υπάρχουν πολλές απρόβλεπτες ενέργειες.
Μύθος! Το PharmacyOne εμπεριέχει όλες τις απαραίτητες διαδικασίες για να κρατάει την αποθήκη απόλυτα ενημερωμένη ανά πάσα στιγμή! Διαθέτει την ευφυία και προβάλλει στον επιχειρηματία το διαθέσιμο στοκ, εμφανίζει δεσμευμένο στοκ από προπαραγγελίες και εκκρεμείς παραγγελίες, εμφανίζει το αναμενόμενο στοκ από παραγγελία σε προμηθευτή που δεν έχει περαστεί στο σύστημα και έχει όλη εκείνη την πληροφορία που χρειάζεται, για να μπορεί να λειτουργήσει την επιχείρησή του, χωρίς να έχει αμφιβολία για το στοκ της αποθήκης του.
